اینویس در حمل و نقل | آشنایی با کاربرد سند اینویس(Invoice)

در زمینه بازرگانی و حمل‌ونقل بین‌المللی اسناد و مدارکی وجود دارند که به اسناد حمل معروف هستند. این اسناد مشخصات محموله‌ها و کالاها دربردارند. اسناد حمل مهم‌ترین مدارک در زمان مبادله خارجی کالاها هستند و به منزله شناسنامه کالا محسوب می‌شوند. سند اینویس در حمل و نقل، یکی از مهمترین این اسناد است و آشنایی با آن برای بازرگانان ضرورت دارد.

اینویس در حمل و نقل | آشنایی با کاربرد سند اینویس (Invoice) اینویس چیست و چه کاربردی در تجارت و بازرگانی دارد؟ این را بدانید که در تجارت و بازرگانی بین المللی اسناد و مدارکی وجود دارند که بسیار مهم می‌باشند و به اسناد حمل و نقل معرف هستند. در این اسناد تمامی مشخصات محموله ها و کالاها را در خود دارند. این اسناد یکی از مهمترین مدارک در مبادلات خارجی می‌باشند و می‌توان از آنها به عنوان شناسنامه کالا یاد کرد. اینویس نیز یکی از همین اسناد مهم می‌باشد که آشناییت با آن برای بازرگانان ضروری و مهم است. این اسناد بین المللی حاوی اطلاعات مهم در مورد کالا و مشخصات آنها هستند که با واژگان تخصصی حمل و نقل نوشته می‌شوند و دقیقا به همین دلیل داشتن آنها در روابط تجاری بین المللی مهم است. می‌توان گفت که تاجر بعد از خرید کالا و طی کردن تعهدات و پروسه مالی و تسویه حساب با بانک و فروشنده با ارائه این اسناد می‌تواند تشریفات گمرکی کالای خود را انجام داده و از گمرک ترخیص کند. اسناد حمل چیست؟ همانطور که در بالاتر اشاره شد اسناد حمل از مهمترین مدارک در تجارت و بازرگانی بین المللی هستند و به دو گروه اسناد حمل متعارف و اسناد حمل خاص تقسیم می‌شوند. اینویس از سری اسناد حمل متعارف می‌باشد که در تمامی تجارت و بازرگانی‌ها یکی از اسناد مورد نیاز است نام دیگر اینویس ( فاکتور ) می‌باشد. از انواع دیگر اسناد حمل متداول در هر تجارت می‌توان به گواهی مبدا، گواهی آزمایش و بازرسی، پکینگ لیست، بیمه نامه، بارنامه و …. اشاره کرد. اسناد خاص نیز شامل اسنادی است که جدا گانه برای هر کالا از طرف گمرک با اطلاعیه ها و بخشنامه ها در خواست می شود که تجار عزیز باید قبل از اقدام به تجارت و بازرگانی کالایی حتما بخشنامه ها و اطلاعیه های مخصوص به آن کالا را مطالعه نمایند تا در زمان ترخیص کالا از گمرک دچار مشکل نشوند و ترخیص سریع و کم هزینه را تجربه نمایند. اینویس چیست؟ حال با تمام توضیحاتی که دادیم به این نتیجه رسیدیم که اینویس یکی از اسناد مهم تجاری می‌باشد و جز اسناد حمل متداول است یعنی باید در تمامی اسناد حمل وجود داشته باشد. به طور کلی اینویس سیاهه خرید یا فاکتور خرید می‌باشد و که این خود نوعی سند تجاری و مهم در تشریفات گمرکی به حساب می‌آید. هر کالایی که خریداری شود دارای اینویس است که اینویس نشان دهنده ارزش کالای خریداری شده و تعداد آن است. بر اساس تشریفات بین المللی این سند توسط فروشنده تهیه و به نام خریدار زده می‌شود. فروشنده بعد از تنظیم کردن این سند باید آن را به تایید مسئول حسابداری خود در شرکت خود برساند و بعد برای گمرک و خریدار ارسال کند. از سوی دیگر خریدار باید این سند را برای ترخیص کالا از گمرک مقصد ارائه کند تا بررسی و تاییدیه آن ارسال شود. چه اطلاعاتی باید در سند اینویس وجود داشته باشد؟ لازم است بدانید بر عکس تمامی اسناد گمرکی که همگی قالبی از بیس تعیین شده دارند سند اینویس به این صورت نبوده و قالب و ساختاری از پیش تعیین شده ندارد. و فروشنده می‌تواند طبق سلیقه خود این سند را تنظیم نماید اما یک سری قوانین در این خصوص وجود دارد که فروشنده باید رعایت کند. به عنوان مثال تمامی اطلاعات درجی بر روی سند اینویس باید بر روی کاغذی مارک دار ترجیحا دارای مارک شرکت فروشنده ثبت شود. همچنین این اطلاعات باید دارای تاریخ صدور باشند. شماره اینویس و مسلسل یکی از مهم ترین اطلاعات است. اطلاعات مربوط به فروشنده که شامل نام شرکت، آدرس پستی، تلفن و …. می‌باشد نیز باید درج شود. به همین ترتیب اطلاعات گیرنده کالا نیز باید ثبت شود. کد تعرفه گمرکی یکی دیگر از اطلاعات مهم و مورد نیاز در اینویس می‌باشد و برای رعایت کردن اصول تجاری باید حتما ذکر شود، قیمت کل کالا، قیمت واحد کالا، تعداد کالا، مشخصات کالا به صورت دقیق و ردیف خدمات اینها تمامی اطلاعات است که باید حتما در سند اینویس یا همان فاکتور قید شود. تفاوت پروفروما اینویس و اینویس در چیست؟ باید گفت که اینویس نوعی سند رسمی به حساب می‌آید اما پروفروما اینویس در واقع رسمیت نداشته و صرفا برای اطلاع قبلی است. اطلاعاتی که در پروفروما اینویس درج می شود معمولا قابل تغییر هستند. اما پس از تایید شرایط درج شده در پروفروما اینویس توسط خریدار و فروشنده، مفاد آن باید رعایت شوند. پروفروما اینویس معمولا بعد از دریافت قیمت از فروشنده تنظیم می‌شود یعنی بعد از استعلام قیمت ها و بررسی آنها توسط خریدار و خرید کالا سند اینویس صادر می‌شود. اهمیت اسناد حمل در حمل‌ونقل بین‌المللی اسناد حمل حاوی واژگان تخصصی حمل‌ونقل و اطلاعات محموله‌ها هستند و به همین دلیل وجود آنها برای حمل‌ونقل بین‌المللی ضروری است. در واقع خریدار یک محموله بعد از انجام تعهدات مالی و تسویه حساب با بانک یا فروشنده، فقط از طریق این اسناد می‌تواند کالای خود را از گمرک ترخیص کند. بارنامه، راه‌نامه، اینویس و گواهی مبدا از جمله اسناد تجاری در حمل‌ونقل بین‌المللی به شمار می‌آیند. طبقه‌بندی اسناد حمل به طور کلی اسناد حمل به دو گروه از اسناد تقسیم می‌شوند که گروه اول، اسناد متعارف یا متداول (Conventional) و گروه دوم، اسناد خاص (Special) نام دارد. فهرست سندهای هر گروه عبارت است از: اسناد حمل متعارف بارنامه (Bill of Lading-B/L) پروفورما اینویس یا ﭘﻴﺶﻓﺎﻛﺘﻮﺭ (Proforma Invoice) اینویس یا فاکتور (Commercial Invoice) گواهی مبدا (Certificate of Origin) پکینگ‌لیست یا لیست بسته‌بندی یا عدل‌بندی (Packing List) پکینگ‌لیست ریز (detail packing list) گواهی آزمایش یا بازرسی (Test report or Inspection Certificate) بیمه‌نامه (Insurance Policy) ﮔﻮﺍﻫﻲ ﻧﺎﻣﻪ ﺻﺎﺩﺭﺍﺕ اسناد حمل خاص سیاهه گواهی شده (Certified Invoice) سیاهه تایید شده (Legalized) گواهی وزن (Weight Certificate) سیاهه کنسولی (Consular Invoice) گواهی آنالیز سازنده کالا (Manufacturer Analysis Certificate) گواهی لیست سیاه (Black List Certificate) گواهی بهداشت و سلامت (Health Veterinary & Sanitary Certificate) گواهی ضد عفونی (Fumigation Certificate) گواهی بازرسی کالا در مبدا اینویس چیست؟ اینویس، سیاهه خرید یا فاکتور (Commercial Invoice) نوعی سند تجاری و صورت‌حساب مهم در تشریفات گمرکی است. هر کالایی که از خارج از کشور تهیه می‌شود دارای صورت‌حساب اینویس است که ارزش کالای خریداری شده و میزان آن را نشان می‌دهد. بر اساس قوانین بین‌المللی حمل‌ونقل کالا، این سند باید طی تشریفات گمرکی توسط فروشنده یا صادرکننده کالا تهیه شود و به نام خریدار زده شود. فروشنده پس از تنظیم صورت‌حساب اینویس باید آن را به امضا و تایید شخص مسئول این امر در شرکت خود برساند و سپس اینویس را برای گمرک ارسال کند. از سوی دیگر خریدار کالا نیز باید سند اینویس را در هنگام ترخیص کالا از گمرک کشور مقصد برای بررسی و تایید ارائه دهد. اطلاعات مورد نیاز در اینویس سند اینویس یک قالب و ساختار از پیش تعیین‌شده ندارد و هر فروشنده می‌تواند به سلیقه خود، قالب آن را معین کند. با این وجود برای اینویس اطلاعاتی ضروری وجود دارد که باید در هر سند اینویس وجود داشته باشد. همچنین این اطلاعات باید بر روی کاغذی مارک‌دار و همراه با تاریخ صدور نوشته شود. اطلاعات ضروری مورد نیاز در هر اینویس عبارتند از: تاریخ اینویس یا تاریخ سیاهه تجاری ((Invoice Date شماره اینویس، شماره مسلسل، یا شماره تشخیص ((Invoice No اطلاعات فرستنده، صادرکننده یا فروشنده Shipper (seller) Information))؛ نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن فروشنده یا صادرکننده اطلاعات گیرنده یا خریدار Consignee (Buyer) Information))؛ نام کامل شرکتی که محموله را خریداری کرده است به همراه آدرس پستی و تلفن کد تعرفه گمرکی (HS Code) برای رعایت اصول تجارت بین‌المللی در اینویس ذکر می‌شود قیمت کل کالا (Total price (Currency) قیمت واحد کالا Unit Price (Currency)) تعداد کالا (Quantity) شرح مشخصات کالا Description)) به صورت واضح و دقیق ردیف کالا یا خدمات (No) اهمیت ترخیص کالا گمرک تهران